So erhalten Sie eine Apostille in China: Dokumente, Anforderungen und Ablauf

Wenn Sie ein chinesisches Dokument im Ausland verwenden müssen, kann eine Apostille verlangt werden. Das kann Dokumente für Einwanderung, Ausbildung, Beschäftigung, Heirat oder geschäftliche Tätigkeiten im Ausland betreffen.

Das Apostille-Übereinkommen trat in Festlandchina am 7. November 2023 in Kraft. Bei geeigneten öffentlichen Urkunden zwischen Ländern, in denen das Übereinkommen gilt, ersetzt eine Apostille das herkömmliche konsularische Legalisationsverfahren.

Um in China eine Apostille zu erhalten, müssen Sie in der Regel eine geeignete chinesische öffentliche Urkunde vorbereiten, erforderliche notarielle Beurkundungen oder Bescheinigungen veranlassen und sie beim chinesischen Außenministerium oder einem autorisierten örtlichen Amt für auswärtige Angelegenheiten einreichen.

Dieser Ratgeber erklärt, welche Dokumente infrage kommen, welche Unterlagen Sie benötigen und wie das Antragsverfahren abläuft. Er behandelt in Festlandchina ausgestellte Dokumente zur Verwendung im Ausland. Für Hongkong und Macao gelten eigene Ausstellungsverfahren.

Was ist eine Apostille?

Eine Apostille ist eine amtliche Bescheinigung, die die Herkunft einer öffentlichen Urkunde für die Verwendung in einem anderen Land bestätigt, in dem das Apostille-Übereinkommen gilt.

Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, und gegebenenfalls das Siegel oder den Stempel auf der Urkunde.

Eine Apostille bestätigt nicht die inhaltliche Richtigkeit des Dokuments und garantiert nicht dessen Annahme durch die empfangende Organisation. Die empfangende Behörde kann weiterhin Anforderungen an Wortlaut, Format, Übersetzung und Ausstellungsdatum stellen.

Beispielsweise bestätigt eine Apostille auf einer chinesischen notariellen Urkunde die betreffende amtliche Unterschrift oder das Siegel. Sie müssen dennoch sicherstellen, dass die notarielle Urkunde der für Ihren Antrag im Ausland geforderten Art entspricht.

Wann benötigen Sie eine Apostille in China?

Eine Apostille kann erforderlich sein, wenn:

• Ihr Dokument in Festlandchina ausgestellt wurde.
• Es unmittelbar oder nach entsprechender notarieller Beurkundung oder Bescheinigung für das Apostilleverfahren geeignet ist.
• Das Apostille-Übereinkommen zwischen China und dem Zielland gilt.
• Die empfangende Behörde diese Form der Echtheitsbestätigung verlangt.

Klären Sie die Anforderungen vorab mit der Einwanderungsbehörde, Universität, dem Arbeitgeber, Register, der Bank oder einer anderen Organisation, die Ihr Dokument entgegennimmt.

Gilt das Übereinkommen nicht für Ihr Zielland, kann stattdessen eine konsularische Legalisation erforderlich sein. Manche Dokumente oder Verwendungszwecke können befreit sein. Eine Beglaubigung sollte daher nicht automatisch veranlasst werden.

Welche Dokumente können in China eine Apostille erhalten?

Viele persönliche, akademische und unternehmerische Dokumente können durch die passende notarielle Beurkundung oder Bescheinigung für die Verwendung im Ausland vorbereitet werden.

Allerdings kann nicht jedes Originaldokument direkt zur Apostillierung eingereicht werden. Die Eignung hängt vom rechtlichen Status des Dokuments, seinem Aussteller und der zu bestätigenden Unterschrift oder dem Siegel ab.

Persönliche und standesamtliche Dokumente

Zu den häufig für Anträge im Ausland benötigten Dokumenten gehören:

• Geburtsbezogene Dokumente.
• Heirats- und Personenstandsdokumente.
• Bescheinigungen über das Nichtvorliegen von Vorstrafen.
• Vollmachten.
• Erklärungen und Stellungnahmen.

Das chinesische Außenministerium nennt diese Dokumentenarten als Beispiele, für die bei Verwendung im Ausland eine Apostille erforderlich sein kann. Die erforderliche Form sollte vor der Einreichung geklärt werden.

Wenn Sie beispielsweise ein chinesisches Führungszeugnis im Ausland verwenden müssen, klären Sie vor der Apostillierung, ob die empfangende Behörde eine chinesische notarielle Urkunde mit Übersetzung verlangt.

Bildungsnachweise

Akademische Dokumente können Diplome, Hochschulabschlussurkunden und zugehörige Bildungsnachweise umfassen.

Die Vorbereitung hängt von der ausstellenden Institution, der Dokumentenart und den Vorgaben der empfangenden Organisation ab. Eine Universität kann außerdem eine gesonderte akademische Überprüfung verlangen, die durch eine Apostille nicht ersetzt wird.

Das Apostille-Übereinkommen umfasst geeignete öffentliche Urkunden, darunter bestimmte akademische Diplome und notarielle Urkunden. Ob ein konkretes Dokument geeignet ist, richtet sich nach dem Recht seines Ursprungsortes.

Unternehmens- und Geschäftsdokumente

Zu den Geschäftsdokumenten, die für eine Apostille vorbereitet werden können, gehören:

• Dokumente zur Unternehmensregistrierung und zum rechtlichen Status.
• Gesellschaftssatzungen.
• Unternehmensvollmachten.
• Vorstandsbeschlüsse.
• Verträge und Vereinbarungen.
• Angaben zu Geschäftsführern oder Gesellschaftern.

Das passende Verfahren kann eine notarielle Stelle oder eine andere zuständige Bescheinigungsstelle einbeziehen. Die offiziellen Hinweise aus Beijing nennen verschiedene Unternehmensdokumente, die für die betreffenden Verfahren infrage kommen.

Bei Handels- und Zolldokumenten ist besondere Sorgfalt erforderlich, da das Übereinkommen bestimmte Ausnahmen enthält. Klären Sie die Behandlung des konkreten Dokuments mit der ausstellenden Behörde, statt für alle Geschäftsdokumente denselben Ablauf anzunehmen.

Erforderliche Unterlagen für einen Apostilleantrag

Die endgültige Checkliste hängt von der empfangenden Stelle und der Dokumentenart ab. Bereiten Sie zunächst folgende Unterlagen vor.

1. Gültiger Identitätsnachweis

Ausländische Staatsangehörige müssen in der Regel ihren Originalreisepass oder ein anderes internationales Reisedokument sowie eine Kopie der Datenseite vorlegen.

Chinesische Antragsteller müssen die ihrem Status entsprechenden Identitätsnachweise vorlegen.

2. Das für eine Apostille geeignete Originaldokument

Reichen Sie das gültige Originaldokument ein, das für das Apostilleverfahren akzeptiert wird. Je nach Fall kann dies eine notarielle Urkunde oder eine andere geeignete amtliche Bescheinigung sein.

Ein Scan oder eine gewöhnliche Fotokopie ist nicht automatisch ein zulässiger Ersatz.

3. Vorstellungsschreiben des Unternehmens

Bei Unternehmensanträgen für Geschäftsdokumente enthält die veröffentlichte Checkliste des Außenministeriums ein Original-Vorstellungsschreiben des Unternehmens.

4. Weitere von der Stelle angeforderte Unterlagen

Das Außenministerium oder ein autorisiertes örtliches Amt für auswärtige Angelegenheiten kann zusätzliche Nachweise verlangen. Bestätigen Sie die Checkliste vor der Einreichung direkt bei der empfangenden Stelle.

Wenn eine andere Person oder ein Dienstleister den Antrag einreicht, klären Sie auch die Anforderungen an die Vollmacht und den Identitätsnachweis des Vertreters.

5. Übersetzung, falls erforderlich

Fragen Sie die empfangende Organisation, welche Sprache sie akzeptiert und ob eine bestimmte Form der Übersetzung erforderlich ist.

Das chinesische Außenministerium weist darauf hin, dass Dokumente für die Verwendung im Ausland grundsätzlich eine Übersetzung in der vom Zielland verlangten Sprache enthalten sollten, und empfiehlt, dies vorab zu klären.

So erhalten Sie eine Apostille in China: Schritt für Schritt

Schritt 1: Zielland und Verwendungszweck klären

Bestimmen Sie zunächst das Land, in dem das Dokument verwendet werden soll, und die Organisation, die es verlangt.

Fragen Sie diese Organisation:

• Ist eine Apostille erforderlich?
• Welches genaue Dokument oder welche notarielle Urkunde wird akzeptiert?
• Muss das Dokument vor Kurzem ausgestellt worden sein?
• Welche Übersetzungssprache und welches Format werden verlangt?
• Wie viele Originale oder beglaubigte Kopien werden benötigt?

Klären Sie außerdem, ob das Apostille-Übereinkommen zwischen China und dem Zielland in Kraft ist. Der offizielle Apostille-Bereich der HCCH informiert über Vertragsstaaten und zuständige Behörden.

Schritt 2: Notarielle Beurkundung oder Bescheinigung prüfen

Viele Dokumente müssen zunächst als notarielle Urkunde mit Auslandsbezug erstellt oder durch eine zuständige Stelle bescheinigt werden.

Nach dem veröffentlichten chinesischen Antragsverfahren wird zunächst eine vorschriftsmäßige notarielle Urkunde oder eine andere geeignete Bescheinigung eingeholt und anschließend die Apostille beantragt. Ausgenommen sind Dokumente, die unmittelbar apostilliert werden können.

Teilen Sie der notariellen oder bescheinigenden Stelle mit, wo das Dokument verwendet werden soll, und übermitteln Sie die Vorgaben der empfangenden Behörde. So kann die richtige Form vorbereitet werden.

Schritt 3: Antragsunterlagen vorbereiten

Stellen Sie Ihren Identitätsnachweis, das geeignete Originaldokument und alle weiteren von der bearbeitenden Stelle verlangten Unterlagen zusammen.

Prüfen Sie vor der Einreichung:

• Namen und Identifikationsnummern.
• Datumsangaben und Sachverhalte.
• Richtigkeit der Übersetzung.
• Unterschriften, Stempel und Siegel.
• Vollständigkeit des Dokuments und seiner Anlagen.

Klären Sie Abweichungen vor dem Antrag. Eine Apostille korrigiert keine Fehler im zugrunde liegenden Dokument.

Schritt 4: Bei der zuständigen Behörde einreichen

Apostillen für Dokumente aus Festlandchina werden ausgestellt durch das chinesische Außenministerium oder autorisierte örtliche Ämter für auswärtige Angelegenheiten.

Autorisierte örtliche Ämter stellen in der Regel Apostillen für geeignete Dokumente aus ihrem Verwaltungsgebiet aus. Klären Sie die Zuständigkeit und die verfügbaren Einreichungswege, bevor Sie eine Stelle aufsuchen oder Dokumente versenden.

China Attest kann Ihnen helfen, die Dokumentenanforderungen zu prüfen und den passenden Einreichungsweg zu ermitteln.

Schritt 5: Gebühren zahlen und Bearbeitungszeit einplanen

Erkundigen Sie sich bei der empfangenden Stelle nach der amtlichen Gebühr, den verfügbaren Leistungen und dem voraussichtlichen Fertigstellungstermin.

Planen Sie zusätzliche Zeit für notarielle Beurkundung, Übersetzung, Dokumentenkorrekturen und Versand ein. Die Apostillierung ist nur ein Teil des gesamten Verfahrens.

Schritt 6: Die ausgestellte Apostille prüfen und verifizieren

Prüfen Sie die ausgestellte Apostille und stellen Sie sicher, dass sie dem richtigen Dokument beigefügt ist.

China bietet einen offiziellen Online-Prüfdienst für Apostillen des Außenministeriums und autorisierter örtlicher Ämter.

Bewahren Sie Dokument und Apostille unversehrt auf. Entfernen Sie vor der Vorlage im Ausland keine Bindungen oder Seiten und nehmen Sie keine Änderungen vor.

Wie lange dauert eine Apostille in China?

Das Außenministerium veröffentlicht folgende Bearbeitungszeiten für seinen Apostilledienst:

Diese Zeiten gelten für die Apostillierung nach Annahme. Vorbereitung, notarielle Beurkundung, Übersetzung und Kurierversand sind nicht enthalten.

Die veröffentlichten Apostillegebühren des Ministeriums betragen 50 RMB je privatem Dokument und 100 RMB je Geschäftsdokument, zuzüglich 50 RMB für den Expressdienst. Klären Sie aktuelle Gebühren und Abläufe mit der tatsächlich zuständigen Stelle, insbesondere bei Einreichung über ein örtliches Amt oder einen Dienstleister.

Bitten Sie für ein genaues Gesamtangebot um getrennte Kostenangaben für Dokumentenvorbereitung, notarielle Beurkundung, Übersetzung, Apostille, Serviceunterstützung und Versand.

Können Sie eine chinesische Apostille aus dem Ausland organisieren?

Wenn Sie sich außerhalb Chinas befinden, lässt sich das Verfahren möglicherweise über einen bevollmächtigten Vertreter oder Dokumentendienstleister organisieren.

Die praktischen Anforderungen hängen davon ab, ob Ihr Dokument bereits für die Apostillierung bereit ist oder noch beschafft, notariell beurkundet oder bescheinigt werden muss.

Klären Sie vor dem Versand von Dokumenten:

• Ob das zugrunde liegende Verfahren Ihre persönliche Anwesenheit verlangt.
• Welche Originaldokumente benötigt werden.
• Ob eine Vollmacht erforderlich ist.
• Ob im Ausland erstellte Vollmachtsdokumente beglaubigt werden müssen.
• Wie die fertigen Dokumente zurückgesendet werden.

China Attest kann Ihnen helfen, die verfügbaren Dokumente zu prüfen und die nächsten Schritte zu klären, bevor Sie einen internationalen Versand veranlassen.

Kann China ein im Ausland ausgestelltes Dokument apostillieren?

Ein im Ausland ausgestelltes Dokument benötigt grundsätzlich eine Apostille der zuständigen Behörde seines Ursprungsgebiets.

Beispielsweise folgt eine ausländische Geburtsurkunde oder ein Hochschulabschluss zur Verwendung in Festlandchina normalerweise dem Beglaubigungsverfahren des Ausstellungslandes. Ihre Anwesenheit in China überträgt die Zuständigkeit für die Apostille nicht auf eine chinesische Behörde.

Die HCCH erklärt, dass eine Apostille von einer zuständigen Behörde am Ursprungsort der öffentlichen Urkunde ausgestellt wird.

Wurde Ihr Dokument außerhalb Festlandchinas ausgestellt, klären Sie seinen Ursprung, bevor Sie einen Antragsweg wählen.

Häufige Fehler vermeiden

Antrag vor Klärung des erforderlichen Dokumentenformats

Eine empfangende Behörde kann eine bestimmte notarielle Urkunde, beglaubigte Kopie oder Übersetzung verlangen. Klären Sie das Format, bevor Sie die Bearbeitung bezahlen.

Annahme, jedes Original könne unmittelbar apostilliert werden

Manche Dokumente benötigen zunächst eine notarielle Beurkundung oder Bescheinigung. Prüfen Sie das passende Verfahren für Ihr Dokument.

Apostille als Annahmegarantie betrachten

Die Apostille bestätigt die Herkunft des Dokuments. Die empfangende Organisation entscheidet weiterhin, ob Inhalt und Format den Antragsanforderungen entsprechen.

Anforderungen an das Dokumentenalter übersehen

Eine Apostille aktualisiert keine Angaben in einem älteren Dokument. Prüfen Sie, ob die empfangende Behörde eine kürzlich ausgestellte Bescheinigung verlangt.

Unvollständige oder veränderte Dokumente einreichen

Probleme mit Unterschriften, Siegeln, Bindung oder Gültigkeit können die Ausstellung verhindern. Die offiziellen chinesischen Hinweise nennen nicht vorschriftsmäßige Unterschriften, Siegel, Bindungen und Fristen als mögliche Ablehnungsgründe.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Apostille dasselbe wie eine notarielle Beurkundung?

Nein. Notarielle Beurkundung und Apostille sind getrennte Verfahren. Ein Dokument benötigt möglicherweise zuerst eine notarielle Beurkundung und anschließend eine Apostille, die die betreffende amtliche Unterschrift oder das Siegel bestätigt.

Benötige ich nach einer Apostille noch eine Botschaftslegalisation?

Bei geeigneten Dokumenten, die zwischen Ländern verwendet werden, für die das Apostille-Übereinkommen gilt, ist eine weitere konsularische Legalisation grundsätzlich nicht erforderlich. Die Dokumenten- und Übersetzungsanforderungen der empfangenden Behörde müssen Sie weiterhin erfüllen.

Können Ausländer Apostillen für chinesische Dokumente erhalten?

Ja. Ausländische Staatsangehörige können für geeignete Dokumente aus Festlandchina eine Apostille beantragen, sofern sie die Identitäts- und Antragsanforderungen erfüllen.

Kann ein chinesisches Führungszeugnis apostilliert werden?

Ein chinesisches Führungszeugnis kann in der Regel durch das entsprechende Verfahren für eine Apostille vorbereitet werden. Klären Sie vor dem Antrag, ob eine notarielle Urkunde und Übersetzung erforderlich sind.

Ersetzt eine Apostille eine Übersetzung?

Nein. Eine Apostille und eine Übersetzung erfüllen unterschiedliche Zwecke. Befolgen Sie die Sprachanforderungen der empfangenden Behörde.

Benötigt jedes chinesische Dokument für das Ausland eine Apostille?

Nein. Die Anforderung hängt vom Zielland, dem Dokument, seinem Verwendungszweck und möglichen Ausnahmen ab. Klären Sie zunächst die Vorgaben der empfangenden Organisation.

Benötigen Sie Hilfe bei einer Apostille in China?

Bei China Attest unterstützen wir internationale Kunden bei chinesischen Dokumentenverfahren, einschließlich notarieller Beurkundung, Übersetzung, Apostille und konsularischer Legalisation, sofern erforderlich.

Teilen Sie uns zur Besprechung Ihrer Dokumente Folgendes mit:

• Welche Dokumentenart Sie haben.
• Wo sie ausgestellt wurde.
• In welchem Land sie verwendet werden soll.
• Welche Organisation sie verlangt.
• Ob Sie eine Frist einhalten müssen.

Kontaktieren Sie China Attest, um die Anforderungen zu prüfen und die nächsten Schritte für Ihre Dokumente vorzubereiten.