Как оформить апостиль в Китае: документы, требования и порядок действий

Если вам нужно использовать китайский документ за рубежом, от вас могут потребовать апостиль. Это может относиться к документам для иммиграции, обучения, трудоустройства, заключения брака или ведения бизнеса за рубежом.

Конвенция об апостиле вступила в силу в материковом Китае 7 ноября 2023 года. Для соответствующих официальных документов, передаваемых между странами, в отношениях которых действует Конвенция, апостиль заменяет традиционную консульскую легализацию.

Чтобы оформить апостиль в Китае, обычно нужно подготовить соответствующий требованиям китайский официальный документ, выполнить необходимое нотариальное удостоверение или заверение и подать его в Министерство иностранных дел Китая либо уполномоченное местное управление иностранных дел.

В этом руководстве объясняется, какие документы могут соответствовать требованиям, какие материалы необходимы и как проходит подача заявления. Оно посвящено документам, выданным в материковом Китае для использования за рубежом. В Гонконге и Макао действуют отдельные правила оформления.

Что такое апостиль?

Апостиль — это официальное свидетельство, удостоверяющее происхождение официального документа для использования в другой стране, в отношениях с которой действует Конвенция об апостиле.

Он удостоверяет подлинность подписи, должностное качество подписавшего лица и, при необходимости, подлинность печати или штампа на документе.

Апостиль не подтверждает достоверность содержания документа и не гарантирует его принятие получающей организацией. Принимающий орган по-прежнему может устанавливать требования к формулировкам, форме, переводу и дате выдачи документа.

Например, апостиль на китайском нотариальном свидетельстве удостоверяет соответствующую официальную подпись или печать. При этом вам необходимо убедиться, что само нотариальное свидетельство соответствует виду документа, требуемому для вашего заявления за рубежом.

Когда нужен апостиль в Китае?

Апостиль может потребоваться, если:

• Ваш документ выдан в материковом Китае.
• Он подходит для апостилирования напрямую либо после необходимого нотариального удостоверения или заверения.
• Конвенция об апостиле действует в отношениях между Китаем и страной назначения.
• Принимающий орган требует такую форму удостоверения.

Прежде чем приступать к оформлению, уточните требования у миграционного органа, университета, работодателя, органа регистрации, банка или другой организации, принимающей ваш документ.

Если Конвенция не действует в отношениях со страной назначения, вместо апостиля может потребоваться консульская легализация. Для некоторых документов или целей использования могут действовать исключения, поэтому не следует заказывать удостоверение автоматически.

Какие документы можно апостилировать в Китае?

Многие личные, образовательные и корпоративные документы можно подготовить для использования за рубежом через соответствующее нотариальное удостоверение или заверение.

Однако не каждый оригинал документа можно подать на апостиль напрямую. Возможность оформления зависит от правового статуса документа, выдавшего его органа и подписи или печати, которую необходимо удостоверить.

Личные документы и документы гражданского состояния

Для заявлений за рубежом часто используются:

• Документы, связанные с рождением.
• Документы о браке и семейном положении.
• Справки об отсутствии судимости.
• Доверенности.
• Декларации и заявления.

МИД Китая относит их к видам документов, которым может потребоваться апостиль для использования за рубежом. Необходимую форму документа следует уточнить до подачи.

Например, если вы планируете использовать китайскую справку об отсутствии судимости за рубежом, до оформления апостиля уточните, требует ли принимающий орган китайское нотариальное свидетельство с переводом.

Документы об образовании

К документам об образовании могут относиться дипломы, свидетельства о присуждении степени и связанные с ними академические документы.

Необходимая подготовка зависит от выдавшего учреждения, вида документа и указаний принимающей организации. Университет также может потребовать отдельного подтверждения образования, которое апостиль не заменяет.

Конвенция об апостиле распространяется на соответствующие официальные документы, включая определённые дипломы и нотариальные акты. Соответствие конкретного документа требованиям определяется законодательством места его происхождения.

Корпоративные и коммерческие документы

Для апостилирования могут подготавливаться следующие деловые документы:

• Документы о регистрации и правовом статусе компании.
• Уставы компаний.
• Корпоративные доверенности.
• Решения совета директоров.
• Контракты и соглашения.
• Сведения о директорах или акционерах.

Для оформления может потребоваться нотариальная контора либо другой компетентный удостоверяющий орган. Официальные рекомендации Пекина содержат перечень корпоративных документов, подходящих для соответствующих процедур.

Коммерческие и таможенные документы требуют особого внимания, поскольку Конвенция предусматривает определённые исключения. Уточните порядок оформления конкретного документа у выдавшего органа, не предполагая, что все деловые документы проходят одну и ту же процедуру.

Документы для подачи заявления на апостиль

Окончательный перечень зависит от принимающего подразделения и вида документа. Для начала подготовьте следующие материалы.

1. Действующее удостоверение личности

Иностранным гражданам обычно необходимо предоставить оригинал паспорта или другого международного проездного документа и копию страницы с личными данными.

Заявители — граждане Китая должны предоставить удостоверение личности, соответствующее их статусу.

2. Оригинал документа, подходящего для апостилирования

Предоставьте оригинал действующего документа, принимаемого для апостилирования. В зависимости от обстоятельств это может быть нотариальное свидетельство или другой соответствующий требованиям официальный документ.

Скан или обычная фотокопия не являются автоматически допустимой заменой.

3. Представительное письмо компании

В опубликованном МИД Китая перечне для корпоративных заявлений по коммерческим документам предусмотрен оригинал представительного письма компании.

4. Дополнительные материалы по запросу подразделения

МИД Китая или уполномоченное местное управление иностранных дел может запросить дополнительные подтверждающие материалы. До подачи уточните перечень непосредственно в принимающем подразделении.

Если заявление подаёт другой человек или сервисная организация, также уточните требования подразделения к полномочиям и удостоверению личности представителя.

5. Перевод, если он требуется

Уточните в принимающей организации, какой язык допускается и требуется ли определённая форма перевода.

МИД Китая указывает, что документы для использования за рубежом, как правило, должны включать перевод на язык, требуемый в стране назначения, и рекомендует уточнять это заранее.

Как оформить апостиль в Китае: пошаговое руководство

Шаг 1. Уточните страну назначения и цель использования

Сначала определите страну, где будет использоваться документ, и организацию, которая его запрашивает.

Уточните в этой организации:

• Требуется ли апостиль?
• Какой именно документ или нотариальное свидетельство принимается?
• Должен ли документ быть выдан недавно?
• Какие язык и форма перевода необходимы?
• Сколько оригиналов или заверенных копий требуется?

Также убедитесь, что Конвенция об апостиле действует в отношениях между Китаем и страной назначения. В официальном разделе HCCH об апостиле приведена информация о странах-участницах и компетентных органах.

Шаг 2. Проверьте необходимость нотариального удостоверения или заверения

Многие документы сначала необходимо оформить в виде нотариального свидетельства для использования за рубежом либо заверить в компетентном органе.

Согласно опубликованной в Китае процедуре, сначала получают соответствующее требованиям нотариальное свидетельство или другой надлежащий удостоверяющий документ, а затем подают заявление на апостиль, за исключением документов, допускающих прямое апостилирование.

Сообщите нотариусу или удостоверяющему органу, где будет использоваться документ, и предоставьте требования принимающего органа. Это поможет подготовить надлежащую форму документа.

Шаг 3. Подготовьте материалы для подачи

Соберите удостоверение личности, подходящий оригинал документа и дополнительные материалы, требуемые принимающим подразделением.

Перед подачей проверьте:

• Имена и номера удостоверений личности.
• Даты и фактические сведения.
• Точность перевода.
• Подписи, штампы и печати.
• Комплектность документа и приложений к нему.

Устраните расхождения до подачи заявления. Апостиль не исправляет ошибки в исходном документе.

Шаг 4. Подайте заявление в соответствующий орган

Апостили на документы из материкового Китая оформляют МИД Китая или уполномоченные местные управления иностранных дел.

Уполномоченные местные управления обычно выдают апостили на соответствующие требованиям документы, выданные на их административной территории. Прежде чем посещать подразделение или отправлять документы, уточните его компетенцию и доступный способ подачи.

China Attest поможет вам изучить требования к документам и определить подходящий способ подачи.

Шаг 5. Оплатите сборы и учтите сроки оформления

Уточните официальный размер сбора, доступность услуги и предполагаемую дату готовности в принимающем подразделении.

Предусмотрите дополнительное время на нотариальное удостоверение, перевод, исправление документов и доставку. Апостиль — лишь один из этапов общего процесса.

Шаг 6. Проверьте оформленный апостиль

После выдачи изучите апостиль и убедитесь, что он прикреплён к нужному документу.

В Китае действует официальный онлайн-сервис проверки апостилей, выданных МИД Китая и уполномоченными местными управлениями.

Сохраняйте документ и апостиль в целости. Не удаляйте крепления, не отделяйте страницы и не вносите изменения до подачи за рубежом.

Сколько времени занимает оформление апостиля в Китае?

МИД Китая публикует следующие сроки оформления апостиля:

Эти сроки относятся к этапу апостилирования после принятия заявления. Они не включают подготовку, нотариальное удостоверение, перевод или курьерскую доставку.

Опубликованный МИД размер сбора за апостиль составляет 50 юаней за личный документ и 100 юаней за коммерческий документ; за срочное оформление взимается дополнительно 50 юаней. Уточняйте актуальные сборы и порядок оформления в конкретном принимающем подразделении, особенно при обращении в местное управление или через посредника.

Для точного общего расчёта попросите отдельно указать стоимость подготовки документов, нотариального удостоверения, перевода, апостиля, сопровождения и доставки.

Можно ли оформить китайский апостиль, находясь за рубежом?

Если вы находитесь за пределами Китая, оформление может быть возможно через уполномоченного представителя или организацию, оказывающую услуги по оформлению документов.

Практические требования зависят от того, готов ли документ к апостилированию или его ещё необходимо получить, нотариально удостоверить либо заверить.

Перед отправкой документов уточните:

• Требует ли основная процедура вашего личного присутствия.
• Какие оригиналы документов необходимы.
• Нужна ли доверенность.
• Требуется ли удостоверение документов о полномочиях, оформленных за рубежом.
• Как будут возвращены готовые документы.

China Attest поможет изучить имеющиеся документы и уточнить дальнейшие шаги до организации международной доставки.

Может ли Китай апостилировать документ, выданный за рубежом?

На документ, выданный за рубежом, апостиль, как правило, оформляет компетентный орган юрисдикции его происхождения.

Например, иностранное свидетельство о рождении или диплом для использования в материковом Китае обычно проходит процедуру удостоверения в стране выдачи. Нахождение документа в Китае не передаёт полномочия по выдаче апостиля китайскому органу.

HCCH поясняет, что апостиль выдаётся компетентным органом по месту происхождения официального документа.

Если документ выдан за пределами материкового Китая, уточните его происхождение перед выбором порядка оформления.

Распространённые ошибки, которых стоит избегать

Подача заявления без проверки требуемой формы документа

Принимающий орган может требовать определённое нотариальное свидетельство, заверенную копию или перевод. Уточните форму до оплаты оформления.

Предположение, что любой оригинал можно апостилировать напрямую

Некоторым документам сначала требуется нотариальное удостоверение или заверение. Уточните подходящий порядок для вашего документа.

Восприятие апостиля как гарантии принятия документа

Апостиль удостоверяет происхождение документа. Принимающая организация самостоятельно решает, соответствуют ли его содержание и форма требованиям заявления.

Игнорирование требований к давности выдачи документа

Апостиль не обновляет сведения в старом документе. Уточните, требует ли принимающий орган недавно выданное свидетельство.

Подача неполных или изменённых документов

Проблемы с подписями, печатями, скреплением или действительностью документа могут препятствовать выдаче. Официальные рекомендации Китая относят несоответствующие подписи, печати, скрепление и сроки к основаниям для отказа в принятии заявления.

Часто задаваемые вопросы

Апостиль — это то же самое, что нотариальное удостоверение?

Нет. Нотариальное удостоверение и апостиль — разные процедуры. Документу может сначала потребоваться нотариальное удостоверение, а затем апостиль, подтверждающий соответствующую официальную подпись или печать.

Нужна ли легализация в посольстве после апостиля?

Для соответствующего требованиям документа, используемого между странами, в отношениях которых действует Конвенция об апостиле, дальнейшая консульская легализация обычно не требуется. При этом необходимо соблюдать требования принимающего органа к документам и переводу.

Могут ли иностранцы оформить апостиль на китайские документы?

Да. Иностранные граждане могут подавать заявления на апостиль для соответствующих требованиям документов из материкового Китая при соблюдении требований к удостоверению личности и подаче.

Можно ли апостилировать китайскую справку об отсутствии судимости?

Китайскую справку об отсутствии судимости обычно можно подготовить для апостилирования по соответствующей процедуре. До подачи уточните, нужны ли нотариальное свидетельство и перевод.

Заменяет ли апостиль перевод?

Нет. Апостиль и перевод служат разным целям. Соблюдайте языковые требования принимающего органа.

Каждому ли китайскому документу для использования за рубежом нужен апостиль?

Нет. Это зависит от страны назначения, документа, цели его использования и действующих исключений. Сначала уточните требования принимающей организации.

Нужна помощь с апостилем в Китае?

В China Attest мы помогаем международным клиентам разобраться в процедурах оформления китайских документов, включая нотариальное удостоверение, перевод, апостиль и консульскую легализацию, когда они требуются.

Чтобы обсудить ваши документы, сообщите:

• Какой у вас документ.
• Где он выдан.
• В какой стране он будет использоваться.
• Какая организация его запрашивает.
• Есть ли у вас крайний срок.

Свяжитесь с China Attest, чтобы изучить требования и подготовиться к дальнейшему оформлению ваших документов.