Como obter uma apostila na China: documentos, requisitos e processo

Se você precisa usar um documento chinês no exterior, pode ser solicitado que obtenha uma apostila. Isso pode se aplicar a documentos necessários para imigração, educação, emprego, casamento ou atividades comerciais no exterior.

A Convenção da Apostila entrou em vigor na China continental em 7 de novembro de 2023. Para documentos públicos elegíveis que circulam entre países onde a Convenção se aplica, a apostila substitui o processo tradicional de legalização consular.

Para obter uma apostila na China, geralmente é necessário preparar um documento público chinês elegível, concluir os atos notariais ou a certificação exigidos e apresentá-lo ao Ministério das Relações Exteriores da China ou a um escritório local de relações exteriores autorizado.

Este guia explica quais documentos podem ser elegíveis, os materiais necessários e como funciona o processo de solicitação. O foco está em documentos emitidos na China continental para uso no exterior. Hong Kong e Macau têm sistemas de emissão separados.

O que é uma apostila?

Uma apostila é um certificado oficial que autentica a origem de um documento público para uso em outro país onde a Convenção da Apostila se aplica.

Ela verifica a autenticidade da assinatura, a qualidade em que o signatário atuou e, quando aplicável, o selo ou carimbo do documento.

Uma apostila não verifica a veracidade do conteúdo do documento nem garante sua aceitação pela organização destinatária. A autoridade destinatária ainda pode estabelecer requisitos relativos à redação, ao formato, à tradução e à data de emissão do documento.

Por exemplo, uma apostila em um certificado notarial chinês autentica a assinatura ou o selo oficial correspondente. Ainda é necessário garantir que o certificado notarial seja do tipo exigido para sua solicitação no exterior.

Quando é necessária uma apostila na China?

Você pode precisar de uma apostila quando:

• Seu documento foi emitido na China continental.
• Ele é elegível ao procedimento de apostilamento, diretamente ou após os atos notariais ou a certificação apropriados.
• A Convenção da Apostila se aplica entre a China e o país de destino.
• A autoridade destinatária exige essa forma de autenticação.

Antes de prosseguir, confirme os requisitos com a autoridade de imigração, universidade, empregador, cartório, banco ou outra organização que receberá seu documento.

Se a Convenção não se aplicar ao seu destino, pode ser necessário seguir um procedimento de legalização consular. Alguns documentos ou usos podem se beneficiar de isenções, portanto a autenticação não deve ser providenciada automaticamente.

Quais documentos podem ser apostilados na China?

Muitos documentos pessoais, acadêmicos e empresariais podem ser preparados para uso no exterior por meio dos atos notariais ou da certificação adequados.

No entanto, nem todo documento original pode ser apresentado diretamente para apostilamento. A elegibilidade depende da natureza jurídica do documento, de seu emissor e da assinatura ou do selo a autenticar.

Documentos pessoais e civis

Entre os documentos comuns em solicitações no exterior estão:

• Documentos relativos ao nascimento.
• Documentos de casamento e estado civil.
• Certificados de antecedentes criminais.
• Procurações.
• Declarações.

O Ministério das Relações Exteriores da China inclui esses tipos de documentos entre os que podem exigir uma apostila para uso no exterior. O formato exigido deve ser confirmado antes da apresentação.

Por exemplo, se você precisa usar um certificado de antecedentes criminais da China no exterior, verifique se a autoridade destinatária exige um certificado notarial chinês com tradução antes de providenciar a apostila.

Documentos acadêmicos

Os documentos acadêmicos podem incluir diplomas, certificados de grau e registros educacionais relacionados.

A preparação adequada depende da instituição emissora, do tipo de documento e das instruções da organização destinatária. Uma universidade também pode exigir uma verificação acadêmica separada, que a apostila não substitui.

A Convenção da Apostila abrange documentos públicos elegíveis, incluindo determinados diplomas acadêmicos e atos notariais. A elegibilidade de um documento específico é determinada pela legislação do local de origem.

Documentos empresariais e comerciais

Entre os documentos comerciais que podem ser preparados para apostilamento estão:

• Documentos de registro e situação jurídica da empresa.
• Estatutos ou contratos sociais.
• Procurações empresariais.
• Resoluções do conselho de administração.
• Contratos e acordos.
• Informações sobre administradores ou acionistas.

O procedimento adequado pode envolver um cartório notarial ou outro órgão competente de certificação. As orientações oficiais de Pequim listam diversos documentos empresariais elegíveis aos procedimentos correspondentes.

Documentos comerciais e aduaneiros exigem atenção especial porque a Convenção contém exclusões específicas. Confirme com a autoridade emissora o tratamento do documento exato, sem presumir que todos os documentos comerciais seguem o mesmo processo.

Documentos necessários para solicitar uma apostila

A lista final depende do órgão destinatário e do tipo de documento. Prepare os seguintes materiais como ponto de partida.

1. Identificação válida

Em geral, os estrangeiros precisam apresentar o passaporte original ou outro documento de viagem internacional e uma cópia da página de identificação.

Os solicitantes chineses devem apresentar a identificação adequada à sua situação.

2. Documento original elegível para apostilamento

Apresente o documento original válido aceito para o procedimento de apostilamento. Dependendo do caso, pode ser um certificado notarial ou outro certificado oficial elegível.

Uma digitalização ou fotocópia comum não é automaticamente aceita como substituto.

3. Carta de apresentação da empresa

Para solicitações empresariais envolvendo documentos comerciais, a lista publicada pelo Ministério das Relações Exteriores inclui uma carta de apresentação original da empresa.

4. Materiais adicionais solicitados pelo órgão

O Ministério das Relações Exteriores ou o escritório local de relações exteriores autorizado pode solicitar outros materiais comprobatórios. Confirme a lista diretamente com o órgão destinatário antes da apresentação.

Se outra pessoa ou um prestador de serviços apresentar a solicitação, confirme também os requisitos do órgão para a autorização e a identificação do representante.

5. Tradução quando exigida

Pergunte à organização destinatária qual idioma ela aceita e se exige uma forma específica de tradução.

O Ministério das Relações Exteriores da China orienta que os documentos para uso no exterior geralmente incluam uma tradução no idioma exigido pelo destino e recomenda confirmar isso antecipadamente.

Como obter uma apostila na China: passo a passo

Etapa 1: confirme o destino e o uso pretendido

Comece identificando o país onde o documento será usado e a organização que o solicita.

Pergunte a essa organização:

• É necessária uma apostila?
• Qual documento ou certificado notarial exato é aceito?
• O documento precisa ter sido emitido recentemente?
• Qual idioma e formato de tradução são exigidos?
• Quantos originais ou cópias autenticadas são necessários?

Confirme também se a Convenção da Apostila está em vigor entre a China e o país de destino. A seção oficial da Apostila da HCCH fornece informações sobre os países participantes e as autoridades competentes.

Etapa 2: verifique se são necessários atos notariais ou certificação

Muitos documentos devem primeiro ser preparados como certificado notarial para uso internacional ou certificados por um órgão competente.

O procedimento de solicitação publicado pela China consiste em obter um certificado notarial conforme os requisitos ou outro documento de certificação elegível, exceto quando o documento pode ser apostilado diretamente, e depois solicitar a apostila.

Informe ao cartório ou órgão de certificação onde o documento será usado e forneça as instruções da autoridade destinatária. Isso ajuda a garantir a preparação no formato correto.

Etapa 3: prepare os materiais da solicitação

Reúna sua identificação, o documento original elegível e quaisquer materiais adicionais exigidos pelo órgão responsável.

Antes de apresentar, confira:

• Nomes e números de identificação.
• Datas e informações factuais.
• Exatidão da tradução.
• Assinaturas, carimbos e selos.
• Integridade do documento e de seus anexos.

Resolva divergências antes de solicitar. A apostila não corrige erros no documento de origem.

Etapa 4: apresente à autoridade adequada

As apostilas para documentos da China continental são emitidas pelo Ministério das Relações Exteriores da China ou por escritórios locais de relações exteriores autorizados.

Os escritórios locais autorizados geralmente emitem apostilas para documentos elegíveis originários de sua área administrativa. Confirme a competência territorial e o método de apresentação disponível antes de visitar um órgão ou enviar documentos.

A China Attest pode ajudar você a analisar os requisitos documentais e identificar o procedimento de apresentação adequado.

Etapa 5: pague as taxas aplicáveis e reserve tempo para o processamento

Confirme a taxa oficial, a disponibilidade do serviço e a previsão de conclusão com o órgão destinatário.

Reserve tempo adicional para atos notariais, tradução, correções de documentos e entrega. A etapa de apostilamento é apenas uma parte do processo completo.

Etapa 6: confira e verifique a apostila concluída

Após a emissão, confira a apostila e confirme se ela está anexada ao documento correto.

A China disponibiliza um serviço oficial de verificação on-line para apostilas emitidas pelo Ministério das Relações Exteriores e por escritórios locais autorizados.

Mantenha o documento e a apostila intactos. Evite remover encadernações, separar páginas ou fazer alterações antes de apresentá-los no exterior.

Quanto tempo leva para obter uma apostila na China?

O Ministério das Relações Exteriores publica os seguintes prazos para seu serviço de apostilamento:

Esses prazos se aplicam à etapa de apostilamento após o recebimento da solicitação. Não incluem preparação, atos notariais, tradução ou entrega por transportadora.

As taxas de apostilamento publicadas pelo Ministério são de RMB 50 por documento civil e RMB 100 por documento comercial, com um adicional de RMB 50 pelo serviço expresso. Confirme as taxas e condições atuais com o órgão que efetivamente receberá a solicitação, especialmente ao usar um escritório local ou prestador de serviços.

Para um orçamento total preciso, solicite os custos separados de preparação de documentos, atos notariais, tradução, apostila, assistência e entrega.

É possível providenciar uma apostila chinesa estando no exterior?

Se você está fora da China, pode ser possível providenciar o processo por meio de um representante autorizado ou prestador de serviços documentais.

Os requisitos práticos dependem de o documento já estar pronto para apostilamento ou ainda precisar ser obtido, submetido a atos notariais ou certificado.

Antes de enviar documentos, confirme:

• Se o procedimento inicial exige sua presença pessoal.
• Quais documentos originais são necessários.
• Se é necessária uma procuração.
• Se os documentos de autorização feitos no exterior precisam de autenticação.
• Como os documentos concluídos serão devolvidos.

A China Attest pode ajudar você a analisar os documentos disponíveis e esclarecer os próximos passos antes de providenciar o envio internacional.

A China pode apostilar um documento emitido no exterior?

Um documento emitido no exterior geralmente precisa de uma apostila da autoridade competente na jurisdição de origem.

Por exemplo, uma certidão de nascimento ou um diploma estrangeiro destinado ao uso na China continental normalmente segue o procedimento de autenticação do país emissor. Estar fisicamente na China não transfere a responsabilidade pela emissão da apostila para uma autoridade chinesa.

A HCCH explica que uma apostila é emitida por uma autoridade competente no local de origem do documento público.

Se seu documento foi emitido fora da China continental, confirme sua origem antes de escolher o procedimento de solicitação.

Erros comuns a evitar

Solicitar antes de verificar o formato exigido

Uma autoridade destinatária pode exigir um certificado notarial, uma cópia autenticada ou uma tradução específicos. Confirme o formato antes de pagar pelo processamento.

Presumir que todo documento original pode ser apostilado diretamente

Alguns documentos exigem primeiro atos notariais ou certificação. Verifique o procedimento adequado ao seu documento.

Tratar a apostila como garantia de aceitação

A apostila autentica a origem do documento. A organização destinatária ainda decide se seu conteúdo e formato atendem aos requisitos da solicitação.

Ignorar os requisitos sobre a data do documento

Uma apostila não atualiza as informações de um documento antigo. Verifique se a autoridade destinatária exige um certificado emitido recentemente.

Apresentar documentos incompletos ou alterados

Problemas com assinaturas, selos, encadernação ou validade do documento podem impedir a emissão. As orientações oficiais da China incluem assinaturas, selos, encadernação e prazos fora dos requisitos entre os motivos para recusar uma solicitação.

Perguntas frequentes

Apostila é o mesmo que um ato notarial?

Não. Atos notariais e apostila são procedimentos separados. Um documento pode precisar primeiro de um ato notarial, seguido de uma apostila que autentique a assinatura ou o selo oficial correspondente.

Ainda preciso de legalização na embaixada depois da apostila?

Para um documento elegível usado entre países onde a Convenção da Apostila se aplica, geralmente não é necessária legalização consular adicional. Ainda é preciso cumprir os requisitos documentais e de tradução da autoridade destinatária.

Estrangeiros podem obter apostilas para documentos chineses?

Sim. Estrangeiros podem solicitar apostilas para documentos elegíveis da China continental, sujeitos aos requisitos de identificação e solicitação.

Um certificado de antecedentes criminais da China pode ser apostilado?

Um certificado de antecedentes criminais da China geralmente pode ser preparado para apostilamento pelo procedimento adequado. Confirme se são exigidos um certificado notarial e uma tradução antes de solicitar.

Uma apostila substitui a tradução?

Não. Apostila e tradução têm finalidades diferentes. Siga os requisitos de idioma da autoridade destinatária.

Todo documento chinês usado no exterior precisa de uma apostila?

Não. A exigência depende do destino, do documento, do uso pretendido e de eventuais isenções aplicáveis. Confirme primeiro as instruções da organização destinatária.

Precisa de ajuda para obter uma apostila na China?

Na China Attest, ajudamos clientes internacionais a lidar com procedimentos de documentos chineses, incluindo atos notariais, tradução, apostila e legalização consular quando exigidos.

Para conversar sobre seus documentos, informe:

• Que tipo de documento você possui.
• Onde ele foi emitido.
• Em qual país será usado.
• Qual organização o solicita.
• Se você tem um prazo.

Fale com a China Attest para analisar os requisitos e preparar os próximos passos para seus documentos.